Взрыв изнутри. «ФораФарм» оптимизирует бизнес с QlikView

«QlikView помогает нам находить эффективные бизнес-решения на стыке департаментов. По сути это означает переход от функционального управления к процессному, который у нас поддерживает система аналитики», Штауберг Ольга Александровна, собственник ГК «ФораФарм».

Бизнес Группы компаний «ФораФарм» достаточно диверсифицирован: «ФораФарм» занимается производством, оптовой и розничной торговлей фармацевтическими препаратами, экспортом, консалтингом и издательским делом.

Одними из ведущих подразделений ГК «ФораФарм» является «ТД ФораФарм», поставщик и дистрибутор парафармацевтики и «ФораФарм лоджик», лидер по предоставлению логистических услуг на фармацевтическом рынке России. В линейке компании – более 6 тысяч наименований парафармацевтики, продукция доставляется более чем 11 тысячам клиентов в России, а также в страны ближнего и дальнего зарубежья. Складские площади компании насчитывают более 35 тысяч квадратных метров.

Также в состав ГК входит НПО «Фора-Фарм», занимающееся производством лечебно-косметической продукции и биологически активных добавок к пище. Ежегодный объем производства составляет около 30 миллионов единиц продукции. Кроме того, ГК «ФораФарм» развивает московский проект «Городская Аптека» и издает научно-популярную медицинскую газету «Столетник».

С 2007 года ГК «ФораФарм» начала масштабный проект по региональной экспансии. Так, на сегодняшний день филиалы ГК работают в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Уфе, Казани, Челябинске, Волгограде и Воронеже.

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА / Стремление к процессному управлению 

Когда бизнес становится территориально распределенным, будь то филиалы или отдельные компании в рамках холдинга, вопросы отчетности, которая помогает управлять всеми компаниями и подразделениями, становятся наиболее острыми. Сейчас ФораФарм – это более 15 компаний внутри холдинга, более 20 отдельных баз данных. При таком многообразии источников данных, риск снижения контроля над бизнесом высок.

ГК ФораФарм долгое время использовала OLAP-отчетность, что было довольно удобно, поскольку учетные системы всех филиалов холдинга имеют схожую структуру. Но когда необходимо было получить отчет из разных систем, например, к продажам добавить данные из складской системы или системы управления доставками или внешних аналитических систем, единственным выходом было вручную объединять данные в Excel. А это означало вероятность допустить ошибку при сведении отчетов, длительное время на подготовку отчетности, зависимость от ИТ ресурсов, а главное – фрагментарный взгляд на бизнес.

Компании необходима была BI-система как средство построения корпоративной отчетности, чтобы все подразделения пользовались единым источником получения отчетности и планировали на основе общих данных по компании.

ВЫБОР QLIKVIEW / Знакомство с QlikView 

«На тот момент я работал директором по логистике в ГК „ФораФарм“, и мне очень не хватало инструментов для составления отчетов и аналитики по складу, – рассказывает Сергей Покасов, субпартнер QlikTech, отвечавший за внедрение QlikView. – Однажды нам пришло приглашение протестировать демоверсию QlikView. Я заинтересовался, скачал бесплатный дистрибутив, посетил получасовой мастер-класс во время конференции, и действительно сам разработал приложение по данным складской системы и продажам из учетных систем». Разработанное Сергеем приложение включало аналитику по складу в разрезе клиентов, продуктов, объема оказываемых услуг, нестандартных ситуаций, размещения товаров на складе и так далее. Новой разработкой заинтересовался отдел закупок. В результате Сергей разработал и для коллег отчет по структуре товарного запаса в разрезе поставщиков.

«Согласен, все это звучит как рождественская история, красивая и немного нереальная: директор по логистике сам разработал приложения, интегрирующие данные нескольких ИТ-систем. На самом деле, мне повезло – до 11-летней карьеры в логистике, я работал в области ИТ, был программистом, аналитиком баз данных и даже ИТ-директором. Быстро разобраться с QlikView мне помогло хорошее знание SQL-языка, а доскональное понимание бизнес-процессов позволило разработать полезные приложения не только для своего департамента, но и для коллег», комментирует Сергей Покасов успешное знакомство с QlikView.

После создания приложений для логистики и закупок, началось стихийное тестирование системы – всем заинтересованным сотрудникам дали триальный доступ к приложениям, из которых можно было самостоятельно формировать необходимые отчеты. Вся эта работа по тестированию возможностей QlikView велась на бесплатной версии системы. «Так мы работали несколько месяцев. Но, разумеется, через некоторое время у нас возникли проблемы, – объясняет Сергей Покасов, – оказалось, что потребность в аналитической информации есть у многих, пользоваться QlikView удобно, а бесплатная версия нас сильно ограничивает. Именно тогда пришло понимание, что решения, сделанного „на коленке“, нам уже недостаточно и надо переходить к созданию полноценной BI-системы».

В связи с этим при содействии ИТ-отдела в «ФораФарм» были приглашены для проведения презентации перед собственником и топ-менеджерами эксперты Консультационной группы АТК. Руководству представили отраслевое приложение АТК QlikView for Distribution, а также уже используемые в ГК приложения по аналитике склада и закупок. После этого собственник принял решение о внедрении системы бизнес-анализа на базе QlikView Business Discovery. Консультационная группа АТК стала поставщиком лицензий, а все аналитические приложения разрабатывались Сергеем Покасовым.

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА / Подход к внедрению QlikView 

Проект по внедрению QlikView в «ФораФарм» начался с одной пробной лицензии, а к концу 2013 года уже включал более 100 пользователей системы аналитики. На сегодняшний день руководство высшего и среднего звена компании использует приложения для аналитики по закупкам, продажам, маркетингу, логистическим услугам, финансам, претензионной работе.

Для создания корпоративной аналитики были объединены все ключевые источники данных – учетная система головного офиса 1С:Предприятие, учетные системы филиалов (СКиФ, впоследствии будут заменены на 1С), система управления складом Exceed, а также Excel-файлы с планами, корректировками и т.д. Для интеграции данных из ERP системы 1С в ГК ФораФарм использовали АТК QlikView 1C Коннектор. В 2014 году, после перевода всех 7 филиалов на единую учетную платформу, 1С, использование Коннектора поможет эффективно подстроить существующие приложения под новые источники данных.

Если говорить о хронологии проекта, первыми пользователями стали департаменты логистики и закупок. Другие департаменты подключались по ходу проекта. Так, зимой 2013 было разработано приложение для департамента продаж с аналитикой по менеджерам, каналам сбыта, отделам, штукам, деньгам и марже, а в июне появилось приложение для маркетологов, которое помогает планировать и корректировать активности с учетом сезонности, план-факта по сетям, отделам и определенным брендам. К концу 2013 года также были разработаны приложения для анализа логистических услуг и претензионной работы. Также появился первый блок финансовой аналитики – отчет БДДС (бюджет движения денежных средств). Функционал приложения позволяет формировать отчеты по различным сценариям – по группе компаний, проектам, сравнению план-факта, приходам и расходам, движению денег внутри холдинга или расчетам с внешними контрагентами.

АНАЛИЗ ЛОГИСТИКИ / Разносторонняя аналитика

Складские площади ГК ФораФарм используются не только для собственных грузов оптового и розничного подразделений, но и для предоставления логистических услуг. Именно поэтому аналитика QlikView для логистики решает разносторонние задачи.

Для анализа направления логистических услуг было создано приложение, которое позволяет получать подробную информацию об оказанных услугах для каждого клиента – количество палето-мест, операций приемки, собранных строк и так далее. Фактически в QlikView создан модуль сбора биллинговой информации, позволивший оптимизировать выставление счетов клиентам.

Интересное решение было разработано и для управления собственным розничным складом в ГК «ФораФарм» — планограмма склада в QlikView. Для управления пополнением склада и эффективной сборки заказов, приложение аккумулирует данные по объемным характеристикам ячеек и товаров, частоте заказа, объему отгрузки, количеству строк заказа и т.д. Для каждой ячейки склада были определены XYZ-координаты, что позволило фиксировать, когда и какой товар лежал в ячейке, сколько и когда оттуда забиралось и так далее. «Чем чаще товары заказываются, тем ближе они должны быть расположены к зоне контроля и упаковки, чтобы оптимизировать работу сотрудников склада. Вроде бы простое, интуитивно понятное, правило, но для его выполнения и оперативного отслеживания у нас не хватало ресурсов на подготовку подобных отчетов. На основе планограммы QlikView мы смогли оптимизировать хранение товаров, тем самым сократив операционные расходы, а также ускорить сборку заказов», — отмечает Сергей Покасов, экс-директор по логистике ГК ФораФарм.

Объединение данных по продажам и логистике также позволило компании переоценить маржинальность продаж с учетом затрат на логистику: оказалось, что есть ряд клиентов, которые считались высокодоходными, однако затраты на логистику по их заказам были так высоки, что маржа практически сходила на нет.

 

АНАЛИЗ ЗАКУПОК/ Мгновенная оптимизация

«Наш отдел закупок отвечает не только непосредственно за закупки, но и за поставки в региональные филиалы, а, следовательно, необходимо контролировать остатки в филиалах в различных разрезах – в днях, деньгах, сроках годности и так далее, – рассказывает директор по закупкам Шаевская Елена Ивановна. – Такая аналитика отделу закупок была жизненно необходима, но раньше получение отчетов зависело от ИТ-отдела, так как своего аналитика не было. С помощью QlikView нам удалось оперативно решить эту задачу». 

В отчет по закупкам вошло все товародвижение в компании и филиалах за 4-5 лет, складские остатки и цены закупок на каждый день, – это более сотни миллионов записей.

Уже в первые 2 месяца использования приложения QlikView в отделе закупок увидели возможность оптимизации – укрупнение единиц отгрузки должно было увеличить маржинальность продаж. В результате в приложение была добавлена информация по кратности товаров, а также внесены данные по клиентам и их точкам доставки, менеджерам, отделам, периодам и филиалам. Таким образом, специалисты отдела закупок получили инструмент для анализа всего цикла товародвижения, позволяющий оперативно отслеживать уровень товарного запаса и его влияние на финансовые показатели «ФораФарм» и ее клиентов.

Дополнительно для отдела закупок в 2013 году был сделан функционал по управлению кредиторской задолженностью. С помощью приложения можно посмотреть кредиторскую задолженность по каждому клиенту или поставщику, в том числе просроченную, проанализировать ее общую структуру. Кроме того, есть возможность «спуститься» до уровня менеджера, ведущего клиента. Создание такого приложения позволило увидеть все нестыковки: переплаты, оплаты раньше срока и дало возможность более эффективно использовать оборотные средства.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА / История любви 

«Внедрение QlikView сделало наш бизнес полностью прозрачным и легко управляемым, – комментирует Штауберг Ольга Алексаандровна, ГК „ФораФарм“. – Система позволила нам не просто объединить блоки данных по продажам, логистике, закупкам, финансам, HR – QlikView помогает нам находить эффективные бизнес-решения на стыке департаментов. По сути, это означает переход от функционального управления к процессному, который у нас поддерживает система аналитики».

Вот некоторые результаты, которых в ГК ФораФарм достигли спустя год использования QlikView:

  • Сокращение срока подготовки управленческих отчетов
  • Повышение достоверности, объема и оперативности получения аналитической информации
  • Сокращение операционных расходов склада
  • Повышение эффективности биллинга логистических услуг
  • Повышение лояльности клиентов за счет аналитики рекламаций
  • Рост маржинальности продаж
  • Повышение эффективности маркетинговых акций

Кроме того, QlikView оказался очень полезен и при смене учетной системы. Данные в QlikView были эталоном при миграции на новую систему учета, 1С. Это позволило очень быстро выявить ошибки и минимизировать их последствия в процессе внедрения учетного продукта. Например, специалисты «ФораФарм“ быстро увидели, что интеграция “1С» со складской системой работает не совсем корректно и попросили разработчиков отследить расхождения по остаткам.

«За время работы с QlikView я просто влюбился в эту систему, – резюмирует Сергей Покасов, экс-директор по логистике „ФораФарм“ и субпартнер QlikTech по внедрению QlikView. – Я сменил профиль деятельности и теперь занимаюсь внедрением и развитием этой системы у своих клиентов».   

ПЛАНЫ / Углублять и расширять 

В дальнейшем планируется внедрить полнофункциональную платформу QlikView в региональных представительствах ГК. В частности, регионам будут доступны версии общих отчетов, в которых будут видны только данные отдельного филиала. 

Для отдела продаж будет разработан модуль, в котором они смогут планировать, сравнивать план-факт по отделам, точкам доставки, оценивать дебиторскую задолженность, отслеживать регулярность заказов, среднюю стоимость и доходность клиентов, выявлять тех, кто в ту или иную сторону наиболее сильно отклоняется от средних показателей. Это позволит определить, с каким отделом или менеджером надо дополнительно работать, чтобы повысить эффективность труда.

«У нас есть и наполеоновские планы, – рассказывает Сергей Покасов. – Совместно с отделом финансов мы хотим реализовать модуль для анализа доходности по поставщикам и клиентам с учетом затрат. Проект довольно сложен, потому что разнести затраты по такой большой компании не так легко. Самое важное в этом процессе – соблюсти корректный сбор фактов».

Также система будет дорабатываться в соответствии с потребностями собственника, который хочет составить для себя перечень KPI, которые необходимо контролировать. При этом они будут в наглядной форме представляться в одном отчете. Если какой-то из показателей будет отклоняться от нормы, собственник сможет «провалиться» до нижнего уровня, чтобы определить причины сбоя данного KPI.

27.01.2014, 1938 просмотров.

Скачать QlikView: полнофункциональная версия, с правом использования программы только на одном компьютере

Скачать Qlik Sense: полнофункциональная версия, с правом использования программы только на одном компьютере